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2019-01-11

【予約キャンセルに関して】キャンセル料およびキャンセルの取り扱い

twitterで鍼灸院を経営している先輩とキャンセルに関する話をしていたら、お問い合わせがありましたので改めて記載しておきます。
なお【普通にご利用頂いている方には無関係の内容】です。
「へ〜、そうなんだ〜」程度の話で流しておいて下さいませ。

 

どんな時にキャンセル料かかるの?

基本的にキャンセル料の設定はしていませんでしたが、度重なる当日キャンセルをした方がいたため、以下の場合にキャンセル料の請求をする事にいたしました。

(1)当日の無断キャンセル (予約時間に伺ったら不在/連絡も取れない)

(2)施術開始2時間前の当日キャンセル *但し、緊急性が認められる場合は除く(*1)

(3)4時間/4人分の予約(例)だったにも関わらず、現地で急に施術時間/人数の短縮変更

(4)予約時間の変更が3連続した場合

実例1

・予約時間に指定場所に伺うが、本人との連絡が取れない。30分ほど経ち連絡が付いたと思ったら「忘れてたわ〜。今からやっても1時間もできないし、お金も時間も勿体無いから、また今度連絡するね♪」

実例2

・午前中にメールで「明日、19時から2名予約で」と連絡があり、当日の17時に「残業で遅くなりそうなので明日に変更してください」との連絡が5日連続。

実例3(これはホテルでしたが)

・「4名様続けて出来ますか?」と依頼があり、予約時間を押さえてホテルに向かったところ、お客様不在。連絡が付いたものの、市内飲食店で食事をしている最中で「今からだと最後の人が遅くなるから1人だけでいいや♪」

結果

・この安易なキャンセル/時間変更の間、他のお客様のお問い合わせは全てお断りしなければならなくなります。
中には緊急性の高い方や、時間を正確に守って頂いている真面目な方もいます。どちらが優先されるか?お察しください。

 

キャンセル料っていくら?

予約していた時間分の100%を請求させていただきます。
(例:4時間の鍼灸施術予約の場合、4500円×4時間=18000円)

精算方法に関しましては、こちらが指定する口座を連絡致しますので、直接お振込下さい。
*振込手数料もご負担ください。請求額が不足している場合は精算完了とは致しません。

払う/払わないの判断は各自にお任せ致します。もし、納得ができない場合はそのまま請求書を破棄して下さい。
なお、精算が完了するまで施術のご予約も一切お断りさせていただきます。併せてご承知おき下さい。

 

なんでキャンセル料がかかるの?

当方の金額的な損失もありますが、それ以上に、他にちゃんと予約をしていただいているお客様を優先するためとご理解ください。
こちらの意図といたしましては、緊急性もなく安易に当日キャンセルをされると、他の真面目なお客様に迷惑がかかる事が耐え難い上に、限られた時間を無駄にする事が当方の継続的な経営を圧迫するためです。

施術の事前準備や移動時間、他のお客様との予約時間の兼ね合い等々。
一人営業のため、予約を簡単に変えられてしまうと1日の予定が成り立たなくなってしまいます。
何より、施術に対する気持ちの準備も整えてから向かっていますので、モチベーションが著しく落ちてしまいます。場合によっては施術内容の質に影響が出てしまう可能性もあります(私も聖人君主ではありませんので…^^;)

砕けた言い方をすると「勘弁してくれよ!」が本音です。

 

キャンセルが認められる時って?

そうは言っても、お客様の諸事情も理解していますので、以下の場合はキャンセル料は頂戴していません。

(1)前日キャンセルおよび2時間前までの電話連絡があった場合(理由は問わず)
*但し、当日キャンセルが3連続した場合には理由に問わず請求対象とさせて頂きます。

(2)緊急性が認められる内容(*1)

(3)施術の時間変更(2回まで)

 

ちなみに(*1)の緊急性が認められる場合の内容ですが

・インフルエンザ等、急な体調不良(ご家族を含む)

・悪天候等の理由で予定時間に帰れそうにない

・葬儀関連

・火事/天災等の不慮の事態

・娘の誕生日を忘れていた!(後で確認はしますけどね笑)

 

上記の理由なら「仕方ないかな…」と。

ちなみに

・急な残業/急な来客

・部屋が片付いていない

・メシを食いに行ったんだけど、出てくるのが遅くてまだ店にいる

などは、キャンセル料の請求対象とさせていただきます。

 

ぶっちゃけた本音

実際、キャンセル料を徴収したことは一度もありません。
杓子定規に「キャンセル料!」と目くじらを立てるのも嫌なので、その辺は臨機応変に対応しています。

ただ、安易に当日キャンセルを繰り返し、他のお客様に迷惑をかけた人がいたのも事実(2名ほど)
その方にだけキャンセル料の請求を致しましたが、納得ができないようで精算には至っていないのが実情です。

 

結果、そういう方からの連絡が無くなったので、スムーズな運営ができている…というのが本音ですかね(笑)
ちなみに「予約の仮押さえ」や「仕事が終わったら連絡をするから待ってて!(=待機)」なども行なっていませんので、併せてご容赦頂きたく。

 

9割以上の方が無断/当日キャンセルも無く、スムーズな予約にご協力頂いています。
そのため、今更になって声高にする話ではありませんでしたが、話題に出たので記載させて頂きました。

いつもいつもありがとうございます…ってのも本音です(笑)

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